Variant: projectreview in 6 werkdagen
Natuurlijk is niet ieder project hetzelfde. Projecten verschillen in omvang, complexiteit en vele andere facetten. En toch is het mogelijk om ieder project in 6 werkdagen te reviewen. Waarom? Omdat projecten altijd om dezelfde 5 redenen wel of niet lukken. Die wetenschap vooraf geeft focus. Lees meer daarover hier.
Daarnaast hanteert NOVAIM een vaste aanpak om projecten in 6 werkdagen te kunnen reviewen. Om dit mogelijk te maken, hanteert NOVAIM onder andere een online reviewscan, die in korte tijd veel inzicht en informatie geeft. Lees meer daarover hier.
Natuurlijk werkt een vaste doorlooptijd alleen bij wederzijdse beschikbaarheid in agenda’s, ook van medewerkers van de klant die bij de review betrokken moeten zijn. Praktisch gezien is een doorlooptijd van ongeveer 10 werkdagen gebruikelijk. Aan het begin van de uitvoering van de projectreview kunnen alle afspraken worden gepland.
Stappen in projectreview
De projectreview kent een vast aantal sequentiële stappen. Tussen haakjes staat aangegeven wie betrokken is bij de uitvoering van de betreffende stap.
Voorbereiding (Klant)
Beschrijven van de doelstelling van de review. Waarom een review op dit project? En waarom nu? Wat gaat er met de uitkomsten van de review gebeuren?
Voorbereiding (Klant)
Wie gaan er betrokken worden in de review? Wie gaan de online vragenlijst beantwoorden (ongeveer 16 personen, ongeveer 30 minuten p.p., met evenredige vertegenwoordiging van opdrachtgevers, projectteam, gebruikers en leveranciers). Met wie moet daarnaast gesproken worden (maximaal 6 personen, ong. 1 uur)?
Informeren van de medewerkers dat zij betrokken gaan worden en dat zij op dag 2 van de review geacht worden een online scan in te voeren alsmede op dag 3 beschikbaar moeten zijn voor een verdiepend gesprek.
Voorbereiding (Klant)
Verzamelen relevante informatie over het project zoals projectopdracht, projectplan, voortgangsrapportages, stuurgroepstukken, nieuwsbrieven, implementatieplannen, dump van intranetpagina’s of andere documenten die relevant worden geacht.
Opsturen van de documentatie van stap 1 en stap 2 naar NOVAIM.
Dag 1 (NOVAIM)
Bestudering van de ingestuurde documentatie en opvragen en bestuderende aanvullende documentatie.
Dag 1 (Klant en NOVAIM)
Intake van de projectreview gedurende ongeveer 1,5 uur met de opdrachtgever van de review. Doorspreken en aanscherpen doelstelling, doorspreken uitvoering en vervolgstappen. Inplannen verdiepende gesprekken door secretariaat klant.
Dag 1 (Klant en NOVAIM)
Uitsturen introductiemail naar medewerkers die bij de review betrokken worden met korte beschrijving review, doelstelling, uitvoering en de aankondiging van de reviewscan. NOVAIM levert template aan.
Dag 2 (Klant en NOVAIM)
Uitsturen reviewscan en bewaken reactie binnen 3 werkdagen. Najagen waar nodig. Reacties blijven anoniem, antwoorden zijn niet naar individuele personen te herleiden. Bestuderen antwoorden, noteren aandachtspunten voor verdiepende gesprekken.
Dag 3 (Klant en NOVAIM)
Verdiepende interviews met aangewezen personen. Gesprekken blijven vertrouwelijk. Op die manier kan informatie boven tafel komen, die normaliter niet (of niet tegen iedereen) uitgesproken wordt.
Dag 4 (NOVAIM)
Verwerken ingekomen informatie in bevindingen (concept). Opsturen concept-bevindingen naar medewerkers klant ter verificatie: is hetgeen gelezen en gehoord is, juist begrepen en geïnterpreteerd. Reactie medewerkers klant binnen 2 werkdagen.
Dag 5 (NOVAIM)
Opstellen concept-rapportage met bevindingen (geverifieerd) en aanbevelingen. Alle aanbevelingen zijn concrete maatregelen vanuit 2 invalshoeken, op basis van best-practice ervaring in het afronden van talloze projecten en programma’s: wat te doen als opdrachtgever van het project en wat te doen als opdrachtnemer van het project (projectmanager).
Opsturen concept-rapportage naar de opdrachtgever van de review en aangewezen personen.
Dag 6 (Klant en NOVAIM)
Bespreken en toelichten van de bevindingen en aanbevelingen, bij voorkeur in een werksessie met voldoende tijd en voor verdieping.
Afhandeling (Klant en indien gewenst NOVAIM)
Informeren alle bij de review betrokken medewerkers (in stand-up meeting of via mail, wat het beste past). Bedanken voor de bijdrage, delen van de resultaten en de vervolgstappen. Indien gewenst, kan NOVAIM deelnemen in deze terugkoppeling.
Kosten
NOVAIM hanteert een vaste prijs van € 8.000 excl. BTW voor de uitvoering van een projectreview zoals hierboven beschreven. Dat is dus inclusief bestudering van de documentatie, inzet van een online reviewscan, gesprekken met medewerkers en rapportage met aanbevelingen.
Vanzelfsprekend is in overleg maatwerk mogelijk.
Natuurlijk is niet ieder project hetzelfde. Projecten verschillen in omvang, complexiteit en vele andere facetten. En toch is het mogelijk om ieder project in 6 werkdagen te reviewen. Waarom? Omdat projecten altijd om dezelfde 5 redenen wel of niet lukken. Die wetenschap vooraf geeft focus. Lees meer daarover hier.
Daarnaast hanteert NOVAIM een vaste aanpak om projecten in 6 werkdagen te kunnen reviewen. Om dit mogelijk te maken, hanteert NOVAIM onder andere een online reviewscan, die in korte tijd veel inzicht en informatie geeft. Lees meer daarover hier.
Natuurlijk werkt een vaste doorlooptijd alleen bij wederzijdse beschikbaarheid in agenda’s, ook van medewerkers van de klant die bij de review betrokken moeten zijn. Praktisch gezien is een doorlooptijd van ongeveer 10 werkdagen gebruikelijk. Aan het begin van de uitvoering van de projectreview kunnen alle afspraken worden gepland.
Stappen in projectreview
De projectreview kent een vast aantal sequentiële stappen. Tussen haakjes staat aangegeven wie betrokken is bij de uitvoering van de betreffende stap.
Voorbereiding (Klant)
Beschrijven van de doelstelling van de review. Waarom een review op dit project? En waarom nu? Wat gaat er met de uitkomsten van de review gebeuren?
Voorbereiding (Klant)
Wie gaan er betrokken worden in de review? Wie gaan de online vragenlijst beantwoorden (ongeveer 16 personen, ongeveer 30 minuten p.p., met evenredige vertegenwoordiging van opdrachtgevers, projectteam, gebruikers en leveranciers). Met wie moet daarnaast gesproken worden (maximaal 6 personen, ong. 1 uur)?
Informeren van de medewerkers dat zij betrokken gaan worden en dat zij op dag 2 van de review geacht worden een online scan in te voeren alsmede op dag 3 beschikbaar moeten zijn voor een verdiepend gesprek.
Voorbereiding (Klant)
Verzamelen relevante informatie over het project zoals projectopdracht, projectplan, voortgangsrapportages, stuurgroepstukken, nieuwsbrieven, implementatieplannen, dump van intranetpagina’s of andere documenten die relevant worden geacht.
Opsturen van de documentatie van stap 1 en stap 2 naar NOVAIM.
Dag 1 (NOVAIM)
Bestudering van de ingestuurde documentatie en opvragen en bestuderende aanvullende documentatie.
Dag 1 (Klant en NOVAIM)
Intake van de projectreview gedurende ongeveer 1,5 uur met de opdrachtgever van de review. Doorspreken en aanscherpen doelstelling, doorspreken uitvoering en vervolgstappen. Inplannen verdiepende gesprekken door secretariaat klant.
Dag 1 (Klant en NOVAIM)
Uitsturen introductiemail naar medewerkers die bij de review betrokken worden met korte beschrijving review, doelstelling, uitvoering en de aankondiging van de reviewscan. NOVAIM levert template aan.
Dag 2 (Klant en NOVAIM)
Uitsturen reviewscan en bewaken reactie binnen 3 werkdagen. Najagen waar nodig. Reacties blijven anoniem, antwoorden zijn niet naar individuele personen te herleiden. Bestuderen antwoorden, noteren aandachtspunten voor verdiepende gesprekken.
Dag 3 (Klant en NOVAIM)
Verdiepende interviews met aangewezen personen. Gesprekken blijven vertrouwelijk. Op die manier kan informatie boven tafel komen, die normaliter niet (of niet tegen iedereen) uitgesproken wordt.
Dag 4 (NOVAIM)
Verwerken ingekomen informatie in bevindingen (concept). Opsturen concept-bevindingen naar medewerkers klant ter verificatie: is hetgeen gelezen en gehoord is, juist begrepen en geïnterpreteerd. Reactie medewerkers klant binnen 2 werkdagen.
Dag 5 (NOVAIM)
Opstellen concept-rapportage met bevindingen (geverifieerd) en aanbevelingen. Alle aanbevelingen zijn concrete maatregelen vanuit 2 invalshoeken, op basis van best-practice ervaring in het afronden van talloze projecten en programma’s: wat te doen als opdrachtgever van het project en wat te doen als opdrachtnemer van het project (projectmanager).
Opsturen concept-rapportage naar de opdrachtgever van de review en aangewezen personen.
Dag 6 (Klant en NOVAIM)
Bespreken en toelichten van de bevindingen en aanbevelingen, bij voorkeur in een werksessie met voldoende tijd en voor verdieping.
Afhandeling (Klant en indien gewenst NOVAIM)
Informeren alle bij de review betrokken medewerkers (in stand-up meeting of via mail, wat het beste past). Bedanken voor de bijdrage, delen van de resultaten en de vervolgstappen. Indien gewenst, kan NOVAIM deelnemen in deze terugkoppeling.
Kosten
NOVAIM hanteert een vaste prijs van € 8.000 excl. BTW voor de uitvoering van een projectreview zoals hierboven beschreven. Dat is dus inclusief bestudering van de documentatie, inzet van een online reviewscan, gesprekken met medewerkers en rapportage met aanbevelingen.
Vanzelfsprekend is in overleg maatwerk mogelijk.